Hướng dẫn sử dụng Dropbox – Phần 1

Posted on

Nguồn: All 4 You Blog

Chào các bạn, hôm nay, mình sẽ hướng dẫn các bạn cách sử dụng Dropbox – Chiếc hộp thần kỳ – Một dịch vụ sao lưu lưu trữ dữ liệu trực tuyến miễn phí đa chức năng! – Chi tiết…

Lưu ý:

  • Bài viết hướng dẫn này được xây dựng bởi: All 4 You Blog và được thực hiện trên nền hệ điều hành:Windows 7 Ultimate 32 bit!
  • Các bạn nên áp dụng câu nói “Học đi đôi với hành“. Hãy vừa đọc vừa làm theo các bước hướng dẫn trong bài viết này. KHÔNG NÊN đọc xong rồi mới làm, do bài viết khá dài nên bạn sẽ cảm thấy rất khó hiểu khi đọc mà không thực hành!

Hướng dẫn sử dụng Dropbox

 

Phần 1

Để sử dụng được Dropbox thì trước tiên các bạn cần phải có một tài khoản của họ! Các bạn hãy làm theo các bước hướng dẫn của All 4 You Blog dưới đây để đăng kí miễn phí tài khoản trên Dropbox:

  1. Các bạn hãy click vào đây để mở trang đăng kí
  2. Điền đầy đủ thông tin của các bạn vào khung đăng kí theo hướng dẫn dưới đây:
    First name Điền tên của các bạn vào đây
    Last name Điền họ của các bạn vào đây
    Email Điền địa chỉ e-mail của các bạn vào đây
    Password Điền mật khẩu mà các bạn muốn vào đây

  3. Sau khi điền xong, các bạn hãy click vào nút Create account để gửi đăng kí.
OK! Như vậy là các bạn đã tạo thành công cho mình một tài khoản trên Dropbox, công việc tiếp theo của các bạn đó chính là cài đặt Dropbox vào máy tính của mình: Nguồn: All 4 You Blog – http://afublog.com/2010/05/18/huong-dan-su-dung-dropbox-p1/

    1. Sau khi gửi đăng kí thành công, Dropbox sẽ chuyển các bạn đến trang tải về. Tại đây, các bạn hãy click vào nútFree Download để thực hiện quá trình tải Dropbox về (nếu các bạn sử dụng OS Linux hoặc Mac hoặc iPhone, các bạn hãy lựa chọn đường dẫn tải về tương ứng ở phía dưới nút Free Download!)
    2. Sau khi tải về xong, các bạn hãy mở tập tin mà mình vừa tải về để thực hiện quá trình cài đặt Dropbox vào PC
    3. Trong quá trình cài đặt, Dropbox sẽ yêu cầu các bạn khai báo thông tin về tài khoản Dropbox của mình. Các bạn hãy lựa chọn Yes, I already have a Dropbox account rồi sau đó click Next để tiếp tục
    4. Tại giao diện vừa mở, các bạn hãy điền các thông tin đăng nhập vào tài khoản Dropbox của các bạn vào khung Log in to Dropbox

Lưu ý: Tại ô Computer Name, các bạn hãy điền tên mà các bạn muốn đặt cho PC của mình – Tên này sẽ được sử dụng cho Dropbox chứ không hề liên quan/ảnh hưởng tới tên của PC mà các bạn đã đặt cho hệ điều hành trước đó!

    1. Click Next để tiếp tục
Trong hình minh họa dưới đây, All 4 You Blog khai báo với Dropbox các thông tin như sau:
Tên đăng nhập (chính là địa chỉ e-mail mà All 4 You Blog đã dùng để đăng kí trước đó)afublog@yahoo.com
Mật khẩu9 kí tự mà All 4 You Blog đã dùng để đăng kí trước đó
Computer Name: All 4 You Blog đặt tên PC của mình trên Dropbox là: All 4 You Blog’s PC
    1. Tiếp theo, Dropbox sẽ đưa ra cho các bạn 3 gói dịch vụ của họ để các bạn lựa chọn bao gồm: Gói Free – có dung lượng lưu trữ tối đa là 2 GBGói $9.99 per month – có dung lượng lưu trữ tối đa là 50 GBGói $19.99 per month – có dung lượng lưu trữ tối đa là 100 GB. Các bạn hãy lựa chọn 1 trong 3 gói dịch vụ đó để đăng kí sử dụng. Tại bài viết hướng dẫn này, All 4 You Blog sẽ lựa chọn gói Free! Nguồn: All 4 You Blog – http://afublog.com/2010/05/18/dropbox-sao-luu-tru-du-lieu-truc-tuyen-mien-phi/
    2. Sau khi lựa chọn xong, các bạn hãy click Next để tiếp tục.
    3. Một cửa sổ giới thiệu về Dropbox được hiện lên, các bạn hãy click vào Next để chuyển sang các phần trong bài giới thiệu đó hoặc, nếu các bạn muốn bỏ qua cửa sổ hướng dẫn này, các bạn hãy click vào nút Skip tour and finish
    4. Tiếp theo, Dropbox sẽ hỏi các bạn xem có muốn đặt shortcut của Dropbox trên màn hình và tùy biến nơi lưu trữ thư mục My Dropbox hay không.

Thư mục My Dropbox là gì?

Thư mục My Dropbox là nơi mà bạn sẽ dùng để lưu trữ các tập tin hoặc thư mục mà bạn muốn đồng bộ hóa/chia sẻ với các thiết bị khác (PC, iMac, iPhone…) của bạn. Tất tần tật mọi thứ trong tài khoảnDropbox của bạn sẽ có tại đây!

– Nếu các bạn muốn đặt shortcut của Dropbox trên màn hình, các bạn hãy tick vào ô Add a shortcut to Dropbox on my Desktop, nếu không muốn, các bạn hãy bỏ dấu tick ở ô Add a shortcut to Dropbox on my Desktop.
– Để tùy biến nới lưu trữ thư mục My Dropbox, các bạn hãy tick vào ô I want to choose where to put my Dropbox folder. Tiếp theo, các bạn hãy click vào Change… rồi sau đó lựa chọn nơi mà các bạn muốn lưu trữ thư mục My Dropbox của mình. Sau khi lựa chọn xong nơi lưu trữ, các bạn hãy click vào OK để xác nhận. ClickFinish để hoàn tất quá trình cài đặt.

Trong hình minh họa dưới đây, All 4 You Blog lựa chọn như sau:
– All 4 You Blog tick vào ô Add a shortcut to Dropbox on my Desktop để đồng ý tạo shortcut của Dropboxtrên màn hình
– All 4 You Blog tick vào ô I want to choose where to put my Dropbox folder để tùy biến nơi lưu trữ thư mục My Dropbox và cụ thể All 4 You Blog đặt thư mục My Dropbox của mình vào ổ đĩa cục bộ D với đường dẫn:D:All 4 You Blog’s Dropbox folderMy Dropbox

Như vậy là các bạn đã cài đặt thành công Dropbox vào máy tính của mình. Công việc tiếp theo của các bạn đó chính là cài đặt Dropbox vào các thiết bị (PC, iMac, iPhone…) mà các bạn muốn đồng bộ hóa/chia sẻ dữ liệu và tìm hiểu các thủ thuật khi sử dụng Dropbox của All 4 You Blog:

Các thủ thuật khi sử dụng Dropbox của All 4 You Blog

» Đồng bộ hóa/chia sẻ dữ liệu trong máy tính với các thiết bị khác (PC, iMac, iPhone…) của bạn:

Công việc này khá là đơn giản, bước đầu tiên các bạn cần phải làm đó chính là cài đặt Dropbox cho cả hai (hoặc nhiều hơn) thiết bị mà các bạn muốn đồng bộ hóa/chia sẻ dữ liệu. Hãy thực hiện quá trình cài đặt Dropbox với hướng dẫn của All 4 You Blog ở trên!
Sau khi đã cài đặt thành công Dropbox cho cả hai (hoặc nhiều hơn) thiết bị mà các bạn muốn đồng bộ hóa/chia sẻ dữ liệu, công việc của bạn tiếp theo đó chính là tạo một Shared Folder.

Shared Folder là gì?

Shared Folder là thư mục mà bạn sẽ dùng để đồng bộ hóa hay nói đúng hơn là dùng để chia sẻ các tập tin có trong đó với các thiết bị khác của bạn.

Sẽ có 2 cách để tạo một Shared Folder:

Lưu ý: Trong bài viết hướng dẫn tạo Shared Folder dưới đây, All 4 You Blog sẽ thực hiện với mục đích là hướng dẫn cho những bạn lần đầu tiên mới sử dụng Dropbox!

Cách 1: Tạo trực tiếp trên máy tính của bạn: (hoặc các thiết bị được Dropbox hỗ trợ khác)

    1. Các bạn hãy mở thư mục My Dropbox trong máy tính (hoặc iMac, iPhone…) của mình
    2. Tạo một thư mục mới trong thư mục My Dropbox bằng cách R-Click (click chuột phải) -> chọn New -> chọnFolder -> Đặt tên cho thư mục mà các bạn muốn tạo
    3. Sau khi đã tạo thành công được một thư mục mới trong thư mục My Dropbox, các bạn hãy R-Click vào thư mục mà mình vừa mới tạo rồi sau đó lựa chọn Dropbox -> chọn Share This Folder…
Trong hình mình họa ở dưới, All 4You Blog thực hiện quá trình tạo một thư mục mới có tên là: Shared Folder. Để thực hiện quá trình tạo Shared Folder cho thư mục đó, All 4 You Blog thực hiện như sau: R-Click vào thư mục Shared Folder -> chọn Dropbox -> chọn Share This Folder…
    1. Ngay lập tức, Dropbox sẽ chuyển các bạn đến trang chia sẻ thư mục trên dropbox.com. Tại đây, các bạn hãy điền địa chỉ e-mail của một (hoặc nhiều) tài khoản Dropbox khác mà các bạn muốn đồng bộ hóa/chia sẻ dữ liệu vào ô Enter recipient email addresses here. Nếu các bạn muốn kèm theo lời nhắn nào đó vào trong thư mời, các bạn hãy gõ lời nhắn đó vào ô Enter a message. Sau khi điền xong, các bạn hãy click vào nút Share folder để gửi thư mời.
Trong hình mình họa dưới đây, All 4 You Blog muốn đồng bộ hóa/chia sẻ thư mục Shared Folder với 2 địa chỉ e-mail: afublog@yahoo.com và afublog.com@gmail.com. Đi kèm với thư mời này, All 4 You Blog có một lời nhắn nho nhỏ đó là:
“Chào bạn,
Đây là thư mục Shared Folder mà tôi muốn chia sẻ với bạn. Vui lòng bạn hãy đồng ý lời mời này để tôi và bạn có thể dễ dàng chia sẻ các dữ liệu với nhau!
Thân! All 4 You Blog.”
Để gửi thư mời, All 4 You Blog click vào nút Share folder.

Lưu ý: Đối với trường hợp gửi thư mời tới nhiều hơn 2 tài khoản thì các bạn cần phải sử dụng dấu phẩy có cách “” để phân biệt giữa các địa chỉ e-mail với nhau.

  1. Như vậy là các bạn đã gửi thư mời thành công tới tài khoản Dropbox mà các bạn muốn đồng bộ hóa/chia sẻ dữ liệu. Công việc tiếp theo của các bạn đó chính là chờ/vào tài khoản Dropbox được mời chấp nhận lời mời đó.
Nếu các bạn là chủ của tài khoản Dropbox được mời:

    1. Các bạn hãy đăng nhập vào địa chỉ e-mail được mời và check mail (không phải đăng nhập vào Dropbox đâu nha! ^^!)
    2. Sẽ có một e-mail với tiêu đề “[Tên đầy đủ của tài khoản Dropbox gửi lời mời] has invited you to a Dropbox shared folder” được gửi đến cho các bạn. Các bạn hãy click vào dòng chữ View “[Tên của thư mục được mời]“ có trong thư mời đó để xác nhận yêu cầu lời mời.
Trong hình minh họa dưới đây, All 4 You Blog nhận được một thư mời được gửi từ một tài khoản Dropbox có tên đầy đủ là: All 4 You Blog Afublog. Thư mục mà All 4 You Blog Afublog muốn mời All 4 You Blog đồng bộ hóa/chia sẻ dữ liệu có tên là Shared Folder
    1. Đăng nhập vào tài khoản Dropbox được mời (nếu hệ thống không tự động đăng nhập)
    2. Tại giao diện xác nhận lời mời, các bạn hãy click vào nút Accept để đồng ý đồng bộ hóa/chia sẻ dữ liệu với tài khoản Dropbox mời.
Trong hình mình họa dưới đây, All 4 You Blog sẽ xác nhận lời mời đồng bộ hóa/chia sẻ thư mục Shared Foldervới All 4 You Blog Afublog bằng cách click vào nút Accept ngang hàng với lời mời
  1. OK! Như vậy là thư mục mà các bạn lựa chọn để tạo Shared Folder nay đã có thể được đưa vào sử dụng rồi đó!(Chi tiết xem ở phía dưới phần hướng dẫn tạo Shared Folder này!)

Cách 2: Tạo trực tiếp trên website của Dropbox

Sẽ có 2 cách:

Cách 1:

    1. Đăng nhập vào tài khoản Dropbox của các bạn theo đường dẫn sau: https://www.dropbox.com/login#login
    2. Tại thẻ Files, các bạn hãy chọn Create folder -> Đặt tên cho thư mục mà bạn muốn tạo -> Click Create để tạo thư mục mới
Trong hình mình họa dưới đây, All 4 You Blog sẽ tạo một thư mục mới có tên là Shared Folder. Để làm được như vậy, All 4 You Blog sẽ thực hiện như sau: Chọn thẻ Files -> Chọn Create a folder -> đặt tên cho thư mục mới là: Shared Folder -> click vào Create để tạo thư mục Shared Folder
    1. Sau khi tạo thành công một thư mục mới, các bạn hãy tick vào ô vuông ở phía trước thư mục vừa tạo rồi sau đó chọn thẻ More actions -> chọn Share this folder để tạo Shared Folder cho thư mục mà bạn vừa tạo
Trong hình mình họa dưới đây, All 4 You Blog chọn thẻ Files -> tick vào ô vuông ở phía trước thư mục Shared Folder -> chọn thẻ More actions -> click vào Share this folder để đặt lệnh tạo Share folder cho thư mụcShared Folder của All 4 You Blog

hoặc click vào hình mũi tên xổ xuống ở phía bên phải ngang hàng với thư mục mới rồi sau đó chọn Share this folder

Trong hình mình họa dưới đây, All 4 You Blog chọn thẻ Files -> tick vào ô vuông ở phía trước thư mục Shared Folder -> click vào hình mũi tên xổ xuống ngang hàng với thư mục Shared Folder -> click vào Share this folder để đặt lệnh tạo Share folder cho thư mục Shared Folder của All 4 You Blog
  1. Ngay lập tức, một cửa số popup được hiện lên. Tại đây, các bạn hãy điền địa chỉ e-mail của một (hoặc nhiều)tài khoản Dropbox khác mà các bạn muốn đồng bộ hóa/chia sẻ dữ liệu vào ô Enter recipient email addresses here. Nếu các bạn muốn kèm theo lời nhắn nào đó vào trong thư mời, các bạn hãy gõ lời nhắn đó vào ô Enter a message. Sau khi điền xong, các bạn hãy click vào nút Share folder để gửi thư mời.
  2. Như vậy là các bạn đã tạo thành công 1 Shared Folder. Công việc của bạn tiếp theo sẽ tương tự như Cách 1: Tạo trực tiếp trên máy tính của bạn của phần này.
Cách 2:

  1. Đăng nhập vào tài khoản Dropbox của các bạn theo đường dẫn sau: https://www.dropbox.com/login#login
  2. Tại thẻ Files, các bạn hãy click vào Share a folder
  3. Một của số popup được hiện lên, tại đây, Dropbox sẽ yêu cầu các bạn khai báo thông tin về một thư mục có sẵn trong tài khoản Dropbox mà bạn muốn tạo Shared Folder hoặc tạo mới thư mục để tạo Shared Folder

– Để tạo mới, các bạn hãy tick vào ô I’d like to creat and share a new folder rồi sau đó điền tên thư mục mà mình muốn tạo vào khung New folder name
Sau khi điền xong, các bạn hãy click vào Next để tiếp tục

Trong hình minh họa dưới đây, All 4 You Blog chọn tạo mới thư mục và đặt tên cho thư mục đó là Shared Folder. Để làm được việc này All 4 You Blog sẽ tick vào ô I’d like to creat and share a new folder rồi sau đó điền Shared Folder vào ô New folder name. Sau khi điền xong, All 4 You Blog click vào Next để tiếp tục

Vẫn là một cửa số popup được hiện ra. Tại đây, các bạn hãy điền địa chỉ e-mail của một (hoặc nhiều) tài khoảnDropbox khác mà các bạn muốn đồng bộ hóa/chia sẻ dữ liệu vào ô Enter recipient email addresses here. Nếu các bạn muốn kèm theo lời nhắn nào đó vào trong thư mời, các bạn hãy gõ lời nhắn đó vào ô Enter a message. Sau khi điền xong, các bạn hãy click vào nút Share folder để gửi thư mời.
Như vậy là các bạn đã tạo thành công 1 Shared Folder. Công việc của bạn tiếp theo sẽ tương tự như Cách 1: Tạo trực tiếp trên máy tính của bạn của phần này.

– Để tạo Shared Folder cho 1 thư mục có sẵn trong tài khoản Dropbox của các các bạn, các bạn hãy tick vào ôI’d like to share an existing folder rồi sau đó click Next để tiếp tục
Tại giao diện vừa mở, các bạn hãy chọn một thư mục có sẵn để tạo Shared Folder cho thư mục đó bằng cách: click đơn vào thư mục đấy rồi sau đó click vào Next để tiếp tục

Trong hình minh họa dưới đây, All 4 You Blog muốn chọn thư mục Shared Folder đã có sẵn trong tài khoảnDropbox của mình làm một Shared Folder. Để làm được việc này, All 4 You Blog sẽ thực hiện như sau: Click đơn vào thư mục Shared Folder -> Click vào Next để tiếp tục

Một cửa số popup được hiện ra. Tại đây, các bạn hãy điền địa chỉ e-mail của một (hoặc nhiều) tài khoản Dropboxkhác mà bạn muốn đồng bộ hóa/chia sẻ dữ liệu vào ô Enter recipient email addresses here. Nếu các bạn muốn kèm theo lời nhắn nào đó vào trong thư mời, các bạn hãy gõ lời nhắn đó vào ô Enter a message. Sau khi điền xong, các bạn hãy click vào nút Share folder để gửi thư mời.
Như vậy là các bạn đã tạo thành công 1 Shared Folder. Công việc của bạn tiếp theo sẽ tương tự như Cách 1: Tạo trực tiếp trên máy tính của bạn của phần này.

OK! Như vậy là All 4 You Blog đã giới thiệu xong cho các bạn 2 cách để tạo một Shared Folder trong tài khoản củaDropbox của các bạn. Sau khi Shared Folder được bên nhận lời mời xác nhận và đồng ý, ngay lập tức Shared Folder đó sẽ được đưa vào sử dụng.

Lưu ý: Quá trình tạo Shared Folder sẽ không bắt buộc là phải tạo trên một thiết bị nhất định nào đó. Sau khi một Shared Folder đã được đồng bộ hóa/chia sẻ dữ liệu, ngay lập tức các thiết bị được mời sử dụng Shared Folder này sẽ tự động tạo một thư mục Share Folder giống y nguyên thư mục Shared Folder gốc (kể cả các dữ liệu bên trong) vào trong thư mục My Dropbox của họ! Do đó các thư mục Shared Folder sẽ hoàn toàn giống nhau trong các thiết bị mời và được mời. Tuy nhiên, sẽ có một số ưu thế cho tài khoản Dropbox mời – tài khoản mà đã tạo ra Shared Folder! (Chi tiết xin vui lòng các bạn xem ở phía bên dưới!)

Với định nghĩa về Shared Folder được All 4 You Blog nêu ở trên thì chắc hẳn các bạn đã biết tác dụng của nó là gì rồi đúng không!?

Hãy đặt bất cứ thứ gì mà các bạn muốn đồng bộ hóa/chia sẻ vào trong thư mục Shared Folder và mọi thứ sẽ được đồng bộ hóa với nhau trong một khoảng thời gian nhất định nào đó (sẽ phụ thuộc kích thước của tập tin hoặc thư mục mà các bạn muốn đồng bộ hóa/chia sẻ và tốc độ của mạng internet mà các bạn đang sử dụng – Bản chất của quá trình đồng bộ hóa/chia sẻ này được hiểu một cách dễ nhất đó chính là quá trình upload ở máy A rồi sau đó download ở máy B!)

Một số thông tin liên quan tới Shared Folder:
– Bạn không thể tạo Shared Folder trong thư mục Public được
– Bạn không thể tạo Shared Folder con trong một thư mục Shared Folder mẹ được
– Những người được mời sử dụng Shared Folder sẽ có toàn quyền quyết định tới Shared Folder đó bao gồm: xóa, thêm, đổi tên… các tập tin hoặc thư mục có trong Shared Folder đó
– Những người được mời sử dụng Shared Folder sẽ có toàn quyền được mời người khác cùng sử dụng Shared Folder đó
– Chỉ có tài khoản tạo ra Shared Folder mới có quyền trục xuất các tài khoản Dropbox đã được mời
– Nếu có 2 tài khoản cùng một lúc thay đổi các thông tin của tập tin hoặc thư mục trong Shared Folder, Dropbox sẽ lưu lại cả 2 sự thay đổi đó với 2 tập tin hoặc thực mục riêng biệt.

Còn nữa…
(Các bạn hãy chý ý đón xem phần 2 của “sơ ri” hướng dẫn sử dụng Dropbox này!)

Leave a Reply

Please log in using one of these methods to post your comment:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s